De bomen en het bos in het IT landschap
Blog 3 geeft helderheid over documentaire systemen
Documentaire systemen vormen naast transactionele systemen een belangrijk deel van het applicatielandschap. Daarom is deze blog gewijd aan dit onderwerp. Hierbij is gekozen voor een focus op productiebedrijven, omdat deze met hun stuklijsten en bewerkingen een eigen oplossing behoeven. Hetzelfde geldt echter in de procesindustrie m.b.t. recepturen en processtappen
Documentaire systemen
Applicaties die documenten beheren, zoals tekeningen, berekeningen of contracten, zijn verschillend voor elk soort document: tekeningen worden beheerd in CAD-systemen, berekeningen in CAE-systemen en contracten in tekstverwerkers. Al deze systemen noemen wij hier documentaire systemen. Het is niet eenvoudig om een aantal samenhangende documenten te beheren en onderling consistent te houden bij wijzigingen. In tegenstelling tot transactionele systemen is het bij documentaire systemen niet goed mogelijk om consistentie van gegevens automatisch te bewaken. Daarom speelt de mens altijd een belangrijke rol bij wijzigingen. Voor het beheer van documenten in hun onderlinge samenhang en voor het beheer van wijzigingen is een speciale technologie ontwikkeld. Deze technologie heette oorspronkelijk product datamanagement (PDM) en tegenwoordig vaak product life-cycle management (PLM). Deze technologie wordt vooral toegepast in de wereld van product- en proces engineering.
Wijzigingen
Wanneer een vrijgegeven document een wijziging moet ondergaan, treedt een zgn. wijzigingsprocedure in werking. Hierbij doorloopt de wijziging meestal een ook aantal stadia: bijvoorbeeld van een status ‘voorstel tot wijziging’ via een status ’impact analyse’ naar een status ‘gereed’. De wijziging doorloopt zelf dus ook een eigen levenscyclus. Een wijziging heeft meestal betrekking op meerdere documenten in onderlinge samenhang.
In de wereld van product en procesontwerp heten wijzigingen meestal engineering changes. Zij worden beheerd met processen die men samenvat als engineering change management. Elke wijziging kent een eigen identificatie, het zgn. engineering change number (ECN). Engineering change management is nodig, omdat er vaak tientallen of honderden wijzigingen tegelijk lopen, die soms flinke tijdsduur in beslag nemen. Wanneer een document in wijziging is, zou eenieder die dat document raadpleegt eigenlijk moeten worden gewaarschuwd dat het document wacht op een nieuwe versie. Dit wordt mogelijk gemaakt door PDM/PLM-technologie, dat hieronder aan de orde komt.
Mensenwerk
Bij het vastleggen van documenten krijgen deze vaak een status mee, bijvoorbeeld ‘in bewerking’, ‘gereed voor review’ of ‘vrijgegeven’. Men spreekt wel van de levenscyclus van een document. Zoals gezegd omdat documenten in aparte bestanden staan, is het niet eenvoudig om de consistentie van de inhoud te bewaken. Dit is uiteindelijk handmatig werk waarbij mensen, professionals zoals engineers of juristen, hun verantwoordelijkheid nemen. Hierin verschillen documentaire systemen van transactionele systemen. Er is veel behoefte om PDM/PLM systemen te integreren met transactionele systemen, bijvoorbeeld bij het beheer van stuklijsten.
PDM en PLM-technologie
Voor het beheren van gerelateerde documenten en wijzigingen is speciale software ontwikkeld. Oorspronkelijk ging het om product specificaties en deze software kreeg de toepasselijke naam Product Data Management (PDM). Omdat wijzigingen zo’n belangrijk onderdeel vormen van PDM, kwam de term Product Lifecycle Management (PLM) ook in zwang. PDM/PLM-systemen organiseren het beheer over bestanden met documenten. Dit gebeurt, door deze bestanden te identificeren en op te slaan onder beheer van PDM/PLM. Bovendien krijgen bestanden een status indicator en een versienummer. De status geeft aan, in welk stadium van de levenscyclus het document zich bevindt. Opeenvolgende versienummers geven aan, welke wijzigingen in vrijgegeven documenten zijn opgetreden.
Een belangrijk concept in PDM/PLM systemen is de zgn. kluis of vault. Alle vrijgegeven documenten worden opgeslagen in deze kluis, en deze zijn dan ter inzage beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers. Dit opslaan heet de check-in. Documenten in de kluis kunnen dus wel worden gelezen, maar niet worden gewijzigd. Voor wijzigen van het document vindt er eerst een check-out plaats. Dit betekent dat:
- Geautoriseerde gebruikers van het document bij inzage een melding krijgen dat het document mogelijk wordt vervangen door een nieuwe versie
- Geautoriseerde gebruikers die het document willen wijzigen hiervan af moeten zien totdat een volgende versie van het document is vrijgegeven.
Moderne PDM/PLM-systemen bieden ook structuren aan waarmee documenten die onderling samenhangen aan elkaar kunnen worden gerelateerd. Dit is handig voor het uitvoeren van een impact analyse. PDM/PLM-systemen kunnen deze analyse wel ondersteunen, maar de uitvoering blijft wel mensenwerk.
Integratie van systemen
Bij de productie van discrete producten is vrijwel altijd een integratie nodig op het gebied van stuklijsten en bewerkingen. Stuklijsten worden gespecificeerd in tekeningen m.b.v. CAD-systemen maar worden vooral gebruikt in transactionele systemen voor productie en logistiek, zoals ERP. Er moet dus een integratie worden gerealiseerd. Het lijkt logisch om de stuklijst vanuit de CAD-systemen over te brengen naar ERP; dan is CAD dus het leidende systeem, waarbij PLM/PDM de regie heeft. Hierbij treden echter de nodige complicaties op.
- In de eerste plaats is de stuklijst zoals die op tekening staat vaak niet geschikt voor productie en logistiek. Product ontwerpers denken namelijk niet primair vanuit assemblage of inkoop. Per bedrijf moet men dus vaststellen of men twee verschillende stuklijsten wil hanteren of dat men de verschillende invalshoeken wil harmoniseren tot één type stuklijst. De keuze die men hier maakt beïnvloedt de integratieproblematiek.
- In de tweede plaats hebben wijzigingen vaak betrekking op zowel het domein van productontwerp als het domein van productie en logistiek. Engineering change management gaat dus veel verder dan engineering. Maar dat kan betekenen dat bijvoorbeeld inkoop vroegtijdig over wijzigingen wil beschikken, zonder te moeten wachten op aanpassingen in tekeningen. Dat pleit ervoor om ook de mogelijkheid te hebben dat ERP leidend is.
- Last but not least, het komt vaak voor dat wijzigingen helemaal in het ERP-domein vallen, en geen echte gevolgen hebben voor de tekeningen. Bijvoorbeeld, wanneer Inkoop de codenummers wijzigt bij verandering van leverancier. Deze wijzigingen moeten administratief worden doorgevoerd in de tekeningen, maar hebben geen engineering kennis nodig.
Deze complicaties zijn eigenlijk allemaal organisatorisch van aard, maar hebben grote invloed op de inrichting van wijzigingen en integraties tussen de transactionele en documentaire systemen. Heldere bedrijfskundige keuzes zijn hier essentieel voordat men aan de technische integratie problematiek gaat werken. Technische integratie van documentaire systemen en transactionele systemen is best lastig omdat deze zo verschillend van aard zijn.
Tot slot
In deze blog is gekozen voor een focus op productiebedrijven, met hun stuklijsten en bewerkingen. In andere organisaties spelen soortgelijke problemen, maar zijn de oplossingen niet gebaseerd op PDM/PLM. Documentaire systemen worden niet alleen geïntegreerd met transactionele systemen maar ook met real-time systemen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de zgn. digital twin, een digitale gegevensverzameling die alle gegevens over een fysiek product gedurende de levenscyclus van dat product bijhoudt. Dit speelt in het bijzonder bij enkelstuks productie en bij kapitaalgoederen. In een volgende blog, die betrekking heeft op real-time systemen, vertellen wij graag meer hierover.
Meer weten?
Lees dan ook onze andere blogs. Of neem contact op met Mobina via insights@mobina-services.nl.
En lees onze andere blogs over het IT- landschap:
Blog 1: Een introductie in de bomen en het bos van het IT-landschap
Blog 2: Helderheid over Transactionele systemen
Mobina
Mastering complexity
