We zijn ondertussen bij blog 6 in de blogserie over Management & (cloud-)ERP. We hoeven inmiddels niet meer te herhalen dat het management van de onderneming een stevige taak en verantwoordelijkheid heeft om een nieuwe generatie ERP binnen de onderneming te realiseren. Nadrukkelijk zijn we ingegaan om de eigenaardigheden van cloud-ERP oplossingen. Deze kenmerken maken een invoerings- en overgangsproces nog uitdagender. Dat een business case daarbij helpt, is in blog 5 uitgebreid toegelicht. Nu is het tijd om een aantal aspecten uit de projectaanpak uit te lichten die borgen dat het systeem niet alleen technisch gaat werken, maar dat ook de mensen klaar zijn voor deze verandering.
De belangrijkste organisatorische uitdagingen door verandering bij nieuw (cloud-)ERP
Geen maatwerk
Bovenaan de lijst van pijnpunten staat: geen maatwerk meer. In het verleden namen we dikwijls de afslag maatwerk om de organisatie tegemoet te komen in de vertrouwde manier van werken. Bij een cloudoplossing kan dit nog slechts in beperkte mate. In de kern van het systeem kan niet meer worden aangepast, alleen in de periferie. Dus de organisatie moet zich aanpassen aan de datastructuren en standaardprocessen in het ERP.
Processen centraal, niet functies
Een efficiënt en effectief gebruik van ERP vereist een gestroomlijnde inrichting en werkwijze langs de processen. Een voorbeeld. Het gaat niet langer meer om Inkoop als functie, maar om het Procure-to-Pay proces: van de eerste vastlegging van afspraken met leveranciers tot en met het betalen van hun facturen. De meeste bedrijven worden doodgedrukt door goedbedoelende functionele managers, die het vaak ook ‘altijd al zo doen’, en plots hebben ze niet langer hun eigen eiland.
De leverancier bepaalt wat er nieuw komt, niet de gebruiker
Organisaties moeten er enorm aan wennen dat er 2-4 keer per jaar een nieuwe release komt, met allerlei nieuwe functies. Vaak heeft niemand daarom gevraagd. En wat we graag verbeterd zouden willen zien, zit er weer niet bij. Tevens wordt de organisatie een aantal malen per jaar gedwongen uitgebreid de interfaces en rapporten rondom de nieuwe release te testen. Deze accu is moeilijk te laden.
Hoe manage je deze verandering en potentiële weerstanden?
Als (top-)management van de onderneming moet je expliciet aandacht besteden aan het voorbereiden van de organisatie op de veranderingen die komen gaan. Daar hoort ook bij (1) het zorgvuldig voorbereiden van de organisatie op de procesveranderingen die eraan zitten te komen, (2) het begeleiden tijdens de invoering (trainingen, er naast gaan zitten) en (3) een oprechte nazorg. Je kun dit het beste doen met een aanpak verweven binnen het totale ERP-traject. Doorgaans adviseren wij als rode draad in het totale projectplan de bekende stappen en mijlpalen te nemen uit de bekende ‘waterval’ methode van ERP-implementaties (die vaak ook bij de leverancier bekend zijn):
Voor deze blog gaat het te ver deze fasen verder uit te werken. Templates kunnen worden opgevraagd via info@mobina-services.nl.
De veranderkundige aanpak loopt hier doorheen, rekening houdende met de mijlpalen, maar met een eigen dynamiek en tempo. Veelal kiezen wij voor een gerichte set van acties met een maandelijkse planning en bijsturing vanuit het topmanagement/stuurgroep. De aanpak is zowel top-down – het management communiceert naar de organisatie het waarom, wat en hoe – en bottom-up – de mensen worden nadrukkelijk aan de hand genomen vertrouwd te raken met de nieuwigheden.
Er staat een set van instrumenten ter beschikking. Op deze lijst staan (niet uitputtend):
- Presentaties
- Videoboodschappen
- Nieuwsbrieven
- Agendaonderwerp op afdelingsoverleggen
- Handleidingen
- Kennissessies (bijvoorbeeld rondom logistiek concept)
- Gebruikerstraining
- Inloop(spreek)uur
Het is aan te bevelen iemand aan te wijzen die de stroom ‘Verandering’ binnen het projectplan managet. Vaak is er binnen de organisatie wel een professional aanwezig – bijvoorbeeld de afdeling Communicatie – die dit kan oppakken. Een management consultant kan hier ook ondersteunen.
Volgende blog
De volgende blog is gastbijdrage van mijn collega Marlène Verburg. Zij zal ingaan op de vele technische uitdagingen bij een migratie naar cloud-ERP.
Wil je op de hoogte blijven van onze ontwikkelingen en nieuwste blogs? Volg ons dan op LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/mobina-services
