Ondertussen zijn we bij blog 5 aanbeland, in de reeks ‘de voorbereidingen op weg naar een cloud ERP’. We hebben in de vorige blogs uitgebreid stilgestaan bij de krachten achter de ontwikkelingen naar cloud-gebaseerde bedrijfsapplicaties als ERP. Hoe het management hier vervolgens mee om moet gaan en welke vragen men zich daarbij stellen moet. Ook het kostenmodel behorend bij cloud ERP en de uitdagingen rondom het in gebruik nemen zijn uitgebreid toegelicht. En dat brengt ons direct bij deze blog: de business case voor een migratie naar cloud ERP.
Waarom een business case?
De serieuze hoeveelheid financiële middelen die betrokken zijn bij een ERP-traject vereisen dat het bedrijf een business case maakt. Ook al wordt er soms ‘met het mes op keel’ tot een ERP cloudmigratie besloten, dan nog kun je niet in het donker gaan navigeren. Je hebt een financieel stuurmiddel nodig. De business case geeft duidelijk aan wat haalbaar is en wat we kunnen bereiken. Dit is ook een wezenlijke bijdrage aan het managen van twee kernelementen van een migratie/implementatie: de dimensie change rondom mens & organisatie en het managen van de risico’s. In de volgende blog komen we nog bij de projectmanagement aanpak van dergelijke trajecten. Hier zullen we zien dat de business case een actief onderdeel is van de totale (communicatie)aanpak.
De kostenzijde
Welke kosten op ons af komen, hebben we in blog 3 uitgebreid beschreven. Voor de business case is het van belang een praktische horizon te kiezen. Immers, de investeringen bij cloud ERP-projecten zijn lager, maar daarentegen is er een hogere ‘run cost’ (de maandelijkse kosten om de cloudapplicatie te mogen gebruiken). In praktijk adviseren wij een horizon te kiezen die aansluit bij voorheen de afschrijvingsduur van de softwarelicentie.
We adviseren de kostenkant (hetzelfde overigens hieronder voor de opbrengstenkant) te groeperen langs elementen die zich zelfstandig goed laten bepalen: door inschatting, door literatuur/internetonderzoek, uit ervaring en uiteraard uit beschikbare offertes. In blog 3, onder het kopje ‘Kosten horend bij de overgang naar cloud ERP’, hebben we de diverse kostenelementen benoemd. Deze elementen kunnen hier worden gebruikt.
Daarnaast moet je jezelf de vraag stellen of je de eigen uren mee wilt nemen of niet. Wij adviseren dit alleen te doen als er duidelijk ‘out-of-pocket’ kosten tegenover staan om deze uren te compenseren (vakantiedagen afkopen, extra inhuur).
De opbrengstenzijde
Wil de kostenzijde doorgaans wel redelijk lukken en ook nog tijdig, de opbrengstenzijde is andere koek. In onze optiek is wezenlijk dat men alleen opbrengsten toerekent, die ‘hard’ en concreet zijn. Je ziet nogal eens dat dergelijke dure projecten gerechtvaardigd worden met vaag gedefinieerde en matig onderbouwde opbrengsten. Vaak komt dat ook omdat het inzicht in de huidige kosten van de processen en producten vaak ontbreekt. Het wordt dan ook al snel een slag in de lucht. Het is van belang dat een goede business controller actief betrokken is bij het opstellen van de business case.
In praktijk hanteren wij veelal een model de volgende componenten van soorten opbrengsten:
- Efficiency winsten
Deze is vaak zeer concreet. Hier gaat het om het besparen van capaciteit doordat we efficiënter werken. Dit kun je per proces nagaan, bij voorkeur door de end-to-end procesafloop te volgen. Let wel op dat je alleen die opbrengsten honoreert die hard zijn. Als besparing in menskracht bijvoorbeeld niet leidt tot een slankere organisatie, zouden wij dit niet toereken. - Effectiviteitswinsten
Deze kunnen enorm oplopen, maar moet je heel voorzichtig mee zijn. Het gaat om elementen als:- We verdienen geld door slagvaardiger in te kopen omdat het systeem ons vroegtijdiger de juiste behoefte geeft
- We benutten onze productiecapaciteiten beter door een betere behoefteplanning
- Meer sales
Ook hier moet je voorzichtig zijn met je niet te snel rijk rekenen. Maar bijvoorbeeld de verbetering van leverbetrouwbaarheid kan je marktpositie verbeteren. Hierdoor kan (een goede) sales meer omzet binnen halen. Uiteraard reken je alleen de marge op sales naar de business case toe. - Lagere financieringskosten werkkapitaal
Een geoliede ERP kan leiden tot lagere voorraden en onderhanden werk. Dit leidt tot lagere financieringskosten van het werkkapitaal. Soms valt er ook met een beter ERP wat te halen aan de debiteuren en crediteuren kant. - Reductie faalkosten.
Deze component kan snel oplopen. De omvang is enigszins afhankelijk van de industrietak. Doorgaans zie je dat de projectmatige industrieën hier veel kunnen winnen omdat ERP ze een betere supply chain beheersing geeft.
Geen investering zonder business case
Het opstellen van een cloud ERP business case is geen sinecure. Doordat het kostenmodel anders werkt en de opbrengsten zeer variabel zijn, is het geen vrijdagmiddagwerk. Echter, alleen met een goede business case kan een degelijke investeringsbeslissing overtuigd worden gemaakt (en uitgevoerd).
In de volgende blog, die wordt gepubliceerd op 4 juli 2023, gaan we uitgebreider in op de tweede managementuitdaging rondom de migratie naar cloud ERP zoals besproken in blog 4: het managen van ERP-projecten en de menselijke kant die daarbij hoort.
Gratis template voor de business case ontvangen?
Mobina heeft een business case template ontwikkeld voor de migratie naar cloud ERP. Wil je deze gratis en vrijblijvend ontvangen? Klik dan hier.
