Producent van rescue equipment behaalt grote verbeteringen dankzij verbeteragenda
Bij een van ’s werelds grootste producenten van rescue equipment waren de organisatie en haar processen het ERP-systeem ontgroeid. Hierdoor ontstonden grote problemen t.a.v. de levertijd, efficiency efficiëntie van de productie en administratieve processen. En tevens de flexibiliteit om snel in te kunnen spelen op de veranderende behoeften van haar klanten. Hierop heeft de directie de hulp van ons ingeroepen middels een zogeheten Improvement Portfolio Development (IPD).
De uitdaging
De opdracht was: “Maak een aanpak gericht op het wegnemen van de ervaren problemen en neem daarbij de aspecten organisatie, proces en business IT integraal in ogenschouw.” Wij hebben in een korte intensieve periode het bedrijf doorgelicht.
De aanpak
Wij hebben door middel van een top-down benadering, eerst samen met het management de bedrijfsstrategie vastgesteld. Alle bedrijfsprocessen en de bedrijfsproces ondersteunende IT (ERP + CRM) zijn in kaart gebracht, met alle ervaren problemen. Vervolgens is de organisatie breed betrokken via key functionarissen in relevante posities en inhoudelijke experts.
Vervolgens zijn hieruit de grootste verbetergebieden via een business case geïnventariseerd. We hebben we deze initiële lijst als input gebruikt om te komen tot een IPD verbeteragenda. Hierin wordt het onderscheid gemaakt tussen laaghangend fruit ‘quick wins’ en verbeteringen die met een grotere investering qua tijd en/of geld gepaard gaan. Ook hebben we de critical aspects (kritische functionele kenmerken) in kaart gebracht, die van belang zijn bij de herinrichting, implementatie van het ERP–systeem. Dit overzicht Deze aspecten hielp de organisatie focus te krijgen op de kernelementen van het toekomstig ERP.
Het resultaat
Ten aanzien van het ERP-systeem is aanbevolen en overgenomen om in plaats van een nieuw pakket het huidige ERP–systeem te upgraden naar de laatste versie, de CRM–applicatie te integreren en tevens een aantal nieuwe functionaliteiten te implementeren.
De organisatie is deels herontworpen, de inkoop werd gecentraliseerd en een groot aantal administratieve handelingen overbodig gemaakt, proces– en werkinstructiedocumentatie werd verankerd in de procesgang, data opgeschoond en de key user organisatie in het leven geroepen. Deze veranderingen hebben de efficiëntie sterk verhoogd. Dit is ook meetbaar gemaakt door vooraf een aantal key performance indicatoren (KPIs) te definiëren en deze te gaan meten.
Bovendien is d.m.v. door verschuiving van het KOOP (Klant Order Ontkoppel Punt) een veel flexibelere productiegang gewaarborgd, waardoor de te lange levertijden zijn teruggedrongen, de voorraadkosten voor gereed product met meer dan 25% verlaagd en kon de organisatie veel beter voorzien in de veranderende klantbehoeften.
