Procesverbeteringen en ECD-implementatie in grote thuiszorgorganisatie

Thuiszorgorganisatie stapt over op volledig digitaal clientendossier en automatisering van de zorgprocessen van wijkteams

Thuiszorgorganisatie
Bij een van Nederlands grootste organisaties op het gebied van thuiszorg, verpleging en verzorging heeft de Raad van Bestuur besloten de thuiszorgorganisatie en haar processen te herinrichten om wijkgericht werken en zelfsturing door de 180 zorgteams mogelijk te maken. Wij mochten deze organisatie ondersteunen bij het tot standbrengen van de automatisering van de administratieve zorgprocessen en de overstap naar een volledig digitaal clientdossier mogelijk te maken.

De uitdaging

Ter ondersteuning van de nieuwe processen en om de veranderingen mogelijk te maken is besloten om ‘ONS’ het Elektronisch Client Dossier van Nedap aan te schaffen en te implementeren. De organisatie heeft ons gevraagd het om het programma te leiden en ONS te implementeren, zodat de thuiszorgmedewerkers van alle 180 zorgteams zo optimaal mogelijk worden ondersteund in hun dagelijks werk. 

Aanpak

Voor het bepalen van de eisen en wensen met betrekking tot de nieuwe processen en het Electronisch Client Dossier (ECD) zijn workshops gehouden waarbij medewerkers zijn betrokken uit verschillende functies en lagen in de organisatie. Denk hierbij aan verpleegkundigen, verzorgenden, zorgspecialisten, regiomanagers, directie, kwaliteitsmedewerkers, ICT-ers, planners, roosteraars en zorgadministratiespecialisten. Tevens zijn mantelzorgers en cliënten betrokken. 

Direct na de initiële inrichting van het ECD zijn pilots opgezet waarin een aantal zorgteams ervaring heeft opgedaan met het werken met het systeem in de praktijk. Aangedragen verbeteringen zijn doorgevoerd in de uiteindelijke inrichting van de processen en het ECD. 

De 180 team (4500 medewerkers) zijn getraind via blended learning. Voor het borgen van kennis over de basisprocessen en systeemfuncties zijn e-learning modules ingezet. De voor specifieke handelingen benodigde kennis is overgedragen in fysieke maatwerk trainingen. 

Resultaten

In dit programma zijn de administratieve zorgprocessen voor de wijkteams van de thuiszorgorganisatie vergaand geautomatiseerd en efficiënt ingericht. De zorgteams hebben de beschikking gekregen over betrouwbare managementinformatie, zodat ze zelf kunnen monitoren en bijsturen.

Daarnaast is het papieren zorgdossier vervangen door een volledig digitaal dossier (ECD) in ONS en hebben cliënt, mantelzorger en familie toegang gekregen tot het dossier via een clientportaal. De door de zorgverzekeraars voorgeschreven indiceringsmethodiek Omaha is ingevoerd als standaard. Het proces en informatievoorziening m.b.t. plannen en roosteren in de teams is vereenvoudigd, verbeterd en ingericht op zelfsturing en zelfroostering.

Tenslotte zijn de processen en informatievoorziening voor de inzet van flex-medewerkers en uitzendkrachten geoptimaliseerd.  

Kunnen we jou ergens mee helpen?

Neem vrijblijvend contact op en dan kijken we graag wat we voor elkaar kunnen betekenen. 

Ook een toekomstbestendig en competitief bedrijf?