In de vorige blog hebben we stilgestaan bij hoe de gedwongen of vrijwillige migratie naar een cloud ERP een groot aantal vragen genereerd waar het topmanagement antwoord op zal moeten geven. En hoe een (interim) CIO je hierbij zou kunnen helpen. In deze blog lichten we toe wat de kenmerken van een cloud ERP oplossing zijn en waar jij als (top-)manager rekening mee moet houden.
Een ander kostenmodel
Voor het gebruik en onderhoud van een cloud ERP geldt een ander kostenmodel. Het gaat meer lijken op applicaties die we als consument kennen uit het dagelijks leven. Voor Spotify, Netflix e.d. zijn we gewend maandelijks een bedrag te betalen. Bij business applicaties zullen velen dit al kennen van bijv. Microsoft Office 365. Bij cloud ERP gaat dit net zo werken, maar zijn een aantal dimensies schaalbaar. De maandelijkse fee is gebaseerd op de hoeveelheid functies die je gebruikt en – uiteraard – op het aantal gebruikers. Wat dit laatste betreft gaat nog een belangrijke verandering spelen. Doorgaans was het traditionele licentiemodel gebaseerd op ‘concurrent users’ (het aantal gelijktijdig ingelogde gebruikers). Bij cloud ERP gaat dit naar ‘named users’ (het aantal inlog-ID’s). Voor de business case moet het bedrijf dus een inschatting maken van de hoeveelheid benodigde functionaliteit en het aantal named users. Als je die hebt bepaald, kan de leverancier doorgaans goed een operationeel kostoverzicht geven.
De gebruikskosten zijn inclusief de hardware. Die zijn niet meer separaat. Wel is de hardware (en dus de kosten) schaalbaar, afhankelijk van de performance die een bedrijf eist. Ook kan het bij sommige systemen zo zijn dat je apart of extra betaald voor bijv. data-gebruik. Vraag goed door aan de ERP-leverancier welke kosten vast zijn en welke kosten dynamisch. Houdt er daarnaast ook rekening mee dat je in dit operationele kostenmodel gevoelig voor tussentijdse prijsverhogingen.
Maatwerk: bestaat dat nog met cloud ERP?
Het principe van cloudapplicaties is dat elke gebruiker dezelfde functionaliteit gebruikt. Gebruikers kunnen alleen nog software configureren voor zover de ontwikkelaar dat in de standaard heeft voorzien. Een voorbeeld hiervan is het aanpassen van je Outlook-scherm, waarbij je kunt kiezen uit verschillende weergaves.
Veel bestaande ERP-implementaties in de eigen ‘on premise omgeving’ zijn voorzien van het nodige maatwerk. Dit is software die speciaal voor het bedrijf is gebouwd als aanvulling op of verandering van de standaard. Het grote nadeel van maatwerk is dat je in principe niet kunt meenemen naar nieuwe versies van de standaardsoftware. Dit is de reden dat veel bedrijven met totaal verouderde systemen moeten werken.
In cloud ERP is in principe geen maatwerk meer mogelijk. Echter hier moeten we een onderscheid maken tussen zogenoemd multi-tenant cloud – alle gebruikers werken met dezelfde software, zoals bij Office 365, Spotify, vaak aangegeven als SaaS (Software-as-a-Service) – en een private cloud, waarbij je nog wel je eigen installatie van software hebt maar draaiend in een cloudomgeving en afgerekend als zodanig. Dit laatste model wordt ook vaak met PaaS aangegeven: Product-as-a-Service. Er is er nog wel maatwerk mogelijk. Maar hier moet men heel terughoudend mee zijn. Ook de PaaS-oplossing wordt een aantal malen per jaar vernieuwd en elke versie heeft maar beperkt support. Upgraden kun je wel even uitstellen, maar uiteindelijk moet je over en moet het maatwerk noodgedwongen weer onderhanden worden genomen.
Kosten horend bij de overgang naar cloud ERP
Behalve een nieuw operationeel kostenmodel, heeft een bedrijf bij de overgang naar een nieuw ERP ook nog te maken met investeringen. Dit zijn de kosten die samenhangen met de overgang van het oude systeem naar de nieuwe cloud ERP-omgeving. Het betreft de volgende componenten:
- Consultancy kosten:
Business consultants, applicatiespecialisten en technische consultants van de leverancier en wellicht de eigen bedrijfsadviseurs die nodig zijn bij het inrichten van het nieuwe ERP en het begeleiden van de migratie. - Herbouwen interfaces
De vele connecties van allerlei systemen en apparaten met ERP zullen herbouwd moeten worden. Afhankelijk van de gekozen technische richting kan dit door de ERP-leverancier worden gedaan, maar ook door de onderneming zelf of third parties. En vergeet niet de onderhoudskosten van deze interfaces, elke keer als er een nieuwe versie van het ERP komt. - Aanvullende apps om maatwerk dat vervalt te compenseren
Met de overgang naar cloud krijgt de onderneming ook toegang tot een wereld aan apps die met het nieuwe cloud ERP geïntegreerd zijn. Ze worden aangeboden via een app-store. De apps zijn vaak een interessant alternatief voor bestaand maatwerk. Deze apps leiden tot extra gebruikskosten. Vaak worden ze geïnd door de leverancier van het ERP. - Eigen applicaties ontwikkelen – mogelijk in ‘low-code’
Om het keurslijf van standaard-ERP enigszins te omzeilen, kiezen bedrijven vaak voor een minimale ERP-implementatie aangevuld met eigen applicaties. Deze applicaties worden dan ontwikkeld door de ERP-leverancier (traditioneel maatwerk), third parties of via zogeheten low-code applicaties. Low-code applicaties kunnen door het bedrijf zelf worden ontwikkeld of door een partner. - Management en overige dashboards/rapportages
Met de moderne ERP-applicaties kan de data krachtig worden ontsloten en gebruikt voor een breed scala aan rapportages. Deze data kunnen direct worden verwerkt, of er wordt gekozen voor een data-warehouse. Ook al zijn dit optionele kosten, is het wel goed deze mogelijkheden en kosten meteen mee te nemen met de overgang naar cloud ERP.
In de volgende blog zullen we ingaan op de belangrijkste aandachtspunten voor topmanagement om een ERP-migratie naar de cloud beheerst te doen verlopen. Het inzicht in de kosten zoals beschreven in deze blog is daarbij een belangrijk vertrekpunt
