De juiste KPI’s vaststellen voor data analytics

Data analytics of data-gedreven werken heeft grote voordelen. Data kan inzicht geven in jouw processen, markten, performance en resultaten. En geeft je de mogelijkheid deze blijvend te monitoren. Als men denkt aan data-gedreven werken of werken met dashboards, denkt men al snel aan zogeheten KPI’s. KPI staat voor Key Performance Indicator en is een meetbare indicator van een bepaalde doelstelling. Denk bijvoorbeeld aan je omzet, marge, conversierate, levertijd etc. KPI’s worden vaak gebruikt als basis voor een dashboard en rapportage: het zijn de verschillende zaken die je gaat meten.

Op deze manier naar dashboards en rapportages kijken brengt ook veel risico’s met zich mee. Als je collega’s vraagt naar welke KPI’s ze willen hebben, dan krijg je vaak lange lijsten. Met veel van deze KPI’s gebeurt vervolgens niets en deze leiden daarmee af van de relevante informatie. Ook zijn ze in praktijk vaak niet meetbaar, omdat bijvoorbeeld relevante data mist . Het opstellen van de juiste KPI-lijst is de crux voor succesvol data-gedreven werken.

Drie niveaus van informatievoorziening

Als je het hebt over dashboards en rapportages is er niet een ‘one-size-fits-all approach’ voor jouw bedrijf. Verschillende functies, rollen of verantwoordelijkheden hebben een andere informatiebehoefte. Het beste kun je dashboards onderscheiden op drie niveaus:

  1. Managementrapportages geven een algemeen beeld van de performance van de onderneming. Financiële gegevens zijn vaak een belangrijke bron van data. Deze rapportages bevatten alleen de kerngegevens van de onderneming en geen operationele KPI’s.
  2. Operationele rapportages. Deze rapportages zijn gemaakt voor mensen in de dagelijkse operatie. Denk aan inkooprapportages, productierapportages en salesrapportages. Het geeft verschillende functies in de organisatie de mogelijkheid om snel inzicht te krijgen in hoe hun afdeling draait. Vaak zijn het leidinggevenden van teams of afdelingen die deze rapportages gebruiken.
  3. Ondersteunende rapportages. Dit zijn rapportages die niet door de lijnorganisatie gebruikt worden, maar wel relevante informatie bevatten voor de performance van de onderneming. Denk hierbij aan financiële rapportages of  

‘Less is more’ bij het bepalen van de juiste KPI’s

Om de juiste KPI’s te bepalen moet je eerst bepalen op welk niveau de rapportage zit. Is het een managementrapportage, dan zijn alleen de kerncijfers relevant. Worden ze operationeel, dan mag er best meer detail in zitten. Hoe dichter je op de lijnorganisatie komt, hoe meer detail de KPI’s mogen bevatten. Het kan ook best zijn dat een managementrapportage een samenvatting is van een operationele rapportages.

We nemen de salesafdeling van een bedrijf als voorbeeld. Een verkoper zou graag willen zien  hoeveel hij per klant verkocht heeft, wat zijn marges zijn  en hoe het staat . ten opzichte van zijn budget. Dit is behoorlijk gedetailleerd. Zijn manager, de salesmanager van het bedrijf, hoeft niet per klant te kunnen zien wat er is verkocht. Hij wil waarschijnlijk wel per verkoper kunnen zien hoeveel er die maand of kwartaal is verkocht en hoe dit staat ten opzichte van het budget. De directie van het bedrijf daarentegen, hoeft dit weer niet per verkoper te kunnen zien. Weten hoe de onderneming het als totaal doet is genoeg informatie voor de directie van het bedrijf.

Het is dus belangrijk bij het vaststellen van de KPI dat je rekening houdt met het detailniveau. Daarnaast geldt nog het advies: ‘less is more’. Veel KPI’s leidt tot onoverzichtelijke rapportages die afleiden van wat ertoe doet. Vraag jezelf daarom af bij elke KPI: “Heb ik deze informatie echt nodig om sturing te geven aan het bedrijf? Is deze KPI een ‘must have’ of een ‘nice-to-have’?

Collaborating data-driven working KPI

Het succes van data-gedreven werken

Wil je als organisatie serieuze stappen maken met data-gedreven werken, kies dan niet voor een ‘one-size-fits-all approach’. Kijk gericht naar wat je ermee wilt bereiken. Willen we als management de onderneming beter kunnen aansturen? Of willen we alleen dat specifieke teams meer inzicht krijgen? Voor alle niveaus zijn rapportages nuttig, mits je de juiste stuurinformatie beschikbaar stelt.

Ook een toekomstbestendig en competitief bedrijf?