Onze aanpak voor ERP-selectie, de zogenaamde Mobina-methode, is een gestructureerde en methodische manier om het juiste ERP-systeem te selecteren. Deze aanpak is volledig innovatief. Selecteren gaat op een totaal andere manier dan bij klassieke consultancy, waarbij vaak met lange lijsten wordt gewerkt – en dan komt er soms alsnog niet het beste pakket uit. De aanpak die in deze blog wordt toegelicht, is echt andere koek. In snelheid, in kosten van consultancy, maar vooral in energie.
Mobina-methode
De methode is ontwikkeld door onze CEO René Hol samen met wijlen hoogleraar Hans Wortmann, beiden met uitgebreide roots in Big-4 consultancy en leidende ERP-bedrijven. De aanpak die hieruit is ontstaan, is op een aantal pijlers gebouwd die hieronder staan beschreven:
Begrijp je bedrijfsprocessen
Maak een gedetailleerde inventarisatie van je bedrijfsbehoeften en processen. Doe dit voor het bestaande landschap en uiteraard voor de toekomst: de stip op de horizon binnen 3 tot 5 jaar. Dit zorgt ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van wat je ERP-systeem moet ondersteunen.
Begrijp je datamodel
Altijd weer een taai onderwerp. Maar je bedrijf is meer dan proces. Het gaat ook over welke data er doorheen stroomt en hoe die samenhangt. In de vorige blog is hier uitgebreid bij stilgestaan. Daar hebben we het gehad over het klantorderontkoppelpunt en de invloed van de klant op de productspecificatie.
Benchmark ERP-oplossingen
Een weg vinden in het grote bos van aanbiedingen is niet zo moeilijk als het lijkt. Het begint met kritische bedrijfskenmerken en deze matchen met de kernstructuren van de pakketten. Er vallen dan al veel vruchten uit de boom. Combineer dit vervolgens met de eredivisie/hoofdklasse keuzes en de technologische eisen. Er blijven er niet veel over.
Vergelijk objectief
Zorg ervoor bij elke interactie met de leveranciers/partner/aanbieder dat jij in de ‘driver seat’ zit. Je geeft aan wat je wil zien. Fijn voor jou, maar ook zeker voor de geselecteerde aanbieders.
Test de oplossing
Voer een gedetailleerde proefimplementatie uit om te zien of de software daadwerkelijk voldoet aan je verwachtingen en past bij je bedrijfsbehoeften.
Betrek de gebruikers
Zorg ervoor dat de medewerkers die het ERP-systeem gaan gebruiken, betrokken zijn bij het proces. Hun feedback is essentieel voor het succes van de implementatie.
Hoe werkt de selectiemethode?
Zodra een bedrijf heeft besloten dat een vernieuwing van de ERP-applicatie(s) nodig is, en de visie is vertaald in een blauwdruk van de toekomst, kan het selectieproces beginnen. De blauwdrukfase houden we hier even buiten de selectie, maar vormt een onlosmakelijk geheel met selecteren. Noem het fase 0.
Het selectieproces wordt vaak gezien als een noodzakelijke stap, maar niet direct als iets inspirerends of boeiends. En dat is eigenlijk onterecht. Wanneer het goed wordt aangepakt, werkt het juist als een krachtige mobilisator binnen de organisatie en vormt het de eerste fase van de daadwerkelijke implementatie. Dit vraagt wel om een passende aanpak: een methode die energie geeft en richting biedt. Terugvallen op traditionele, bureaucratische methodes met eindeloze lijsten en vinkjes levert zelden het gewenste resultaat op.
De methode bestaat uit vier fasen, waarbij de blauwdruk van processen, data en de IT-architectuur al op tafel ligt. Ook is de projectorganisatie benoemd: vaak een mix van management, business process owner en ‘subject matter experts’ op diverse vlakken binnen de organisatie.
Fase 1. Voorselectie van drie kandidaat-oplossingen
De kandidaat-oplossingen worden functioneel geselecteerd op basis van een vooraf gedefinieerde lijst met zogeheten ‘kritische aspecten’. Deze lijst is samengesteld en verfijnd op basis van tientallen jaren selectie-ervaring door experts binnen ons bedrijf en bevat circa 25 aspecten die er écht toe doen.
Deze kritische aspecten leggen het verband tussen de kenmerken van een organisatie en de datastructuren van ERP-systemen. Met andere woorden: welke ERP-oplossingen passen bij het DNA van jouw organisatie? De aspecten zijn diepgaand en richten zich onder meer op de rol van de klant, het klantorderproces, productspecificaties en de productieomgeving.
Daarnaast wordt in deze fase ook gekeken naar diverse niet-functionele eisen, zoals cloudondersteuning, serviceniveau, wie de software levert (vendor), budgetbereik, en de match tussen bedrijfsgrootte en pakketcomplexiteit. Deze combinatie van harde en zachte criteria maakt het mogelijk om tot drie écht passende oplossingen te selecteren.
Fase 2. Selectie
We adviseren nadrukkelijk om de drie voorgeselecteerde oplossingen te testen aan de hand van een demo-case: een script dat specifiek is afgestemd op jouw organisatie en alle kritische eigenschappen bevat. Dit stelt de leverancier in staat te laten zien of het systeem daadwerkelijk aansluit bij jullie processen, wensen en potentieel.
De demo moet scherp, concreet en representatief zijn. Een goed opgesteld demoscript stelt hoge eisen aan de consultant én aan de leverancier. Tijdens de demo krijgt een brede groep medewerkers inzicht in hoe het systeem aansluit op de eerder vastgestelde blauwdruk. Zo vormt deze fase niet alleen een inhoudelijke toets, maar ook een belangrijke stap in draagvlak en projectenergie.
De demo is bovendien een unieke kans voor leveranciers om hun toegevoegde waarde en onderscheidend vermogen te tonen. Aan het einde van deze testfase wordt de best passende oplossing gekozen.
Parallel aan dit traject lopen offerteaanvragen en offertebeoordelingen. Ook het financiële kader wordt in deze fase helder vastgesteld.
Fase 3. Pre-implementatie workshop(s) met het voorkeurspakket
We raden aan om niet direct een definitief contract te ondertekenen met de gekozen leverancier. Begin de eerste fase van de implementatie liever op basis van een tijdelijke overeenkomst.
In deze fase wordt het ERP-systeem voor het eerst geconfigureerd op basis van de blauwdruk van de organisatie. Aan het eind van deze fase worden de bijlagen en specificaties opgesteld die onderdeel zullen worden van het uiteindelijke contract. Dit geeft vroegtijdig grip op cruciale onderdelen zoals interfaces, integraties en dataconversie-uitdagingen.
Bij de start van deze fase ondertekenen het bedrijf en de leverancier een intentieverklaring, waarin afspraken worden vastgelegd over de prijsstelling en de vergoeding van deze voorbereidende fase.
Tijdens de gezamenlijke workshop(s) vormen de logische structuren van de software opnieuw een waardevolle input om de eerder opgestelde blauwdruk te verfijnen. Deze inzichten helpen om het systeem nóg beter aan te laten sluiten op de organisatie. Daarna start de feitelijke implementatie in de vorm van CRP-activiteiten (Conference Room Pilot).
Fase 4. Overeenkomst
Met de intentieverklaring en de resultaten van de pre-implementatie workshops in handen, kunnen beide partijen aan de definitieve overeenkomst werken. Dit heeft een zorgvuldige behandeling nodig vanwege de aanzienlijke hoeveelheid geld en de inherente risico’s van dit soort implementaties. Het opeisen en borgen van de juiste professionals is een belangrijk aandachtspunt hier.
Het volledige selectie- en voorbereidingstraject neemt gemiddeld ongeveer negen maanden in beslag. Omdat de implementatie al deels is begonnen tijdens de vorige fase, duurt het vervolg doorgaans ook nog circa negen maanden, afhankelijk van de scope en complexiteit.
Conclusie
ERP-selectie draait natuurlijk om het vinden van de best passende oplossing op alle relevante dimensies. Maar minstens zo belangrijk is het mobiliseren van de organisatie. Het selectieproces is dé kans om mensen in beweging te krijgen, betrokkenheid te creëren en draagvlak op te bouwen.
Vergeet daarbij niet het belang van een goed contract, zeker in een tijd waarin cloudoplossingen de norm zijn. De markt is een wirwar van financiële constructies en moeilijk grijpbare diensten. Juist daarom is het essentieel om afspraken helder, toetsbaar en toekomstbestendig vast te leggen.
En last but not least: de implementatie is tijdens de selectie al in gang gezet. De richting is bepaald, de energie is losgekomen. De bakens staan dus goed voor een snelle en succesvolle invoering.
