Het opstellen van de juiste KPI-lijst is de sleutel voor succesvol data-gedreven werken. KPI staat voor Key Performance Indicator en is een meetbare indicator van een bepaalde doelstelling. Denk bijv. aan je omzet, marge, conversierate, levertijd etc. Ze worden vaak gebruikt als basis voor een dashboard en rapportage. Maar het opstellen van een goede KPI is geen sinecure. Hoe stel je de perfecte KPI op?
Het opstellen van een KPI
Een goede manier om een KPI op te stellen is volgens het SMART-principe:
- Specifiek. Dit houdt in dat je concreet moet maken wat je precies gaat meten. Niet ‘Levertijd’, maar ‘De tijd die het kost vanaf bestelling totdat de bestelling klaar is om verzonden te worden’.
- Meetbaar. Een KPI kan alleen goed werken als de indicator kwantitatief is en niet kwalitatief. Een bekend voorbeeld is klanttevredenheid. Heel vaak kan dit niet gemeten worden.
- Aanvaardbaar. De KPI moet relevant zijn voor de organisatie of het team die de indicator gaat gebruiken.
- Realiseerbaar. De KPI moet realiseerbaar zijn, oftewel de data om de waarde te meten moet beschikbaar zijn of te achterhalen zijn. Als we niet bijhouden wanneer een offerte wordt geaccepteerd bijvoorbeeld, kunnen we niet achterhalen hoe lang de acceptatietijd van offertes is.
- Tijdgebonden. Voor een KPI moet bekend zijn wanneer die is behaald. Er moet een datum of tijd beschikbaar zijn waarop hij meetelt.
Voorbeelden van een SMART KPI
Het SMART-principe geeft een goede leidraad over hoe je een goede KPI moet opstellen. Goede voorbeelden zijn:
- Het aantal offertes dat binnen twee weken na het verzenden van de offerte is geaccepteerd,
- De omzet van de gehele onderneming en per productgroep per maand,
- De ontwikkelen van de inkoopprijzen van de top 20 meest gebruikte grondstoffen per maand.
Practice makes perfect
Deze blog geeft een leidraad hoe je een goede KPI kunt opstellen. Echter is het makkelijker gezegd dan gedaan. Specifiek, meetbaar en tijdgebonden is iets waar je jezelf meteen op kunt uitdagen bij het opstellen van KPI’s. Maar zeker bij aanvaardbaar en realiseerbaar geldt dat je vaak meerdere iteraties nodig hebt. Door het vaker te doen en regelmatig je KPI’s te evalueren, krijg je steeds relevantere indicatoren voor jouw organisatie.