Geschreven door René Hol
Vaak worden medewerkers en management uit bedrijven geconfronteerd met verwarrende berichten over ERP-systemen en hoe ze daarmee om moeten gaan. De strekking van de berichten is vaak “ERP is een ouderwetse technologie” of “er is geen business case voor een nieuw systeem.” Aan de andere kant, nieuw in de ERP-arena zijn veelal Cloud georiënteerde software aanbieders die zich richten tot bedrijven met verleidelijke waarde proposities, zoals “geen grote investeringen meer” en “eenvoudig te implementeren.” In de dagelijkse praktijk merken het management en de medewerkers van een bedrijf hoe het ERP-systeem hun dagelijkse prestaties beïnvloedt. Met name wanneer een bedrijf zijn bedrijfsmodel moet vernieuwen, ervaart een bedrijf de grenzen die het huidige ERP-systeem stelt. Veel apparatuur fabrikanten hebben bijvoorbeeld de dringende behoefte om over te schakelen van een projectgericht en engineer-to-order soort bedrijfsmodel naar een productgericht bedrijf op basis van configure-to-order principes. Een cruciale succesfactor in deze overgang is een ERP-systeem dat past. Daarom zijn veel industriële bedrijven, ondanks alle hype-berichten die het afraden, bezig met het selecteren en implementeren van een nieuw ERP-systeem, of overwegen het ten zeerste.
Technisch traject/Digitale strategie
Nadat er besloten is dat we een nieuw ERP-systeem nodig hebben, is de eerste stap vaak om te beslissen of het huidige systeem kan worden geüpgraded, vernieuwd of opnieuw geïmplementeerd moet worden. Vooral de toonaangevende ERP-leveranciers hebben hier een belangrijke rol vaak voorzien van aantrekkelijke aanbiedingen. Zij bieden speciale methoden en technieken om een dergelijk proces te doorlopen. Als wordt besloten om te gaan starten met het selectieproces van een nieuw ERP-systeem, is het logisch om eerst een technologisch beleid te definiëren. Dit betekent het bepalen van hoe u met de Cloud wilt omgaan. In één van de eerdere blogs besprak Marc Droste de voor- en nadelen van Cloud ERP (https://mobina-services.nl/volgt-erp-de-wereldwijde-it-beweging-om-alles-naar-de-cloud-te-brengen/).
Bovendien maakt het ERP-systeem deel uit van een geïntegreerde bedrijfs- en IT-architectuur. De inbedding in het totale landschap stelt ook voorwaarden aan een nieuw ERP-systeem. Hans Wortmann besprak dit onderwerp in zijn blog (https://mobina-services.nl/industriele-investeringen-nieuwe-technologie-vergen-architectuur/).
Zakelijk traject
Wanneer de technologische grenzen en voorwaarden zijn bepaald, is het tijd om je te richten op de functionele kant. Hoe selecteer ik het beste ERP-systeem voor mijn bedrijf: de optimale ondersteuning van mijn bedrijfsvisie en de sterkste business case? Stap 1: definieer wat je wilt of nodig hebt. Laten we dit de blauwdruk noemen. Het uitgangspunt is de visie, strategie en richting bepaald door het management. In het verleden hebben consultants zich enorm ingespannen met interviews, workshops en versnelling sessies om een blauwdruk op te stellen van de bedrijfsprocessen, organisatie en IT-vereisten. De blauwdruk is nog steeds een noodzakelijk en waardevol resultaat. Het hoeft echter niet alle details te bevatten voordat je overgaat naar de ERP-pakketkeuze. De detaillering gebeurt tijdens het selectie- en implementatieproces.
De blauwdruk die nodig is voor de selectie van ERP-pakketten kan vandaag de dag snel worden gegenereerd. Moderne software en kennis tools hebben de beste ervaringen in het veld vastgelegd. Dat omvat klassieke BPM-tools (business process modelling) (of zelfs geavanceerde Intelligent Business Process Management Suites (IBPMS), verschillende referentiemodellen (bijv. SCOR, ITIL) en content rijke tools. Deze laatste groep tools onthullen de inhoud op een verandering georiënteerde manier naar de mensen in de organisatie. Zo kan de blauwdruk top-down worden opgesteld, maar ook bottom-up met de hoeksteen medewerkers in de organisatie. De tooling biedt ook het management vanuit een inhoudsperspectief het controle instrument om het aan het einde te implementeren, waar ze zich aan het begin van het proces besloten hebben op te gaan richten.
Wensen gedefinieerd, richting in kaart gebracht. Wat is het volgende?
Met de initiële blauwdruk in de hand kunt u beginnen met het echte selectieproces, dat 6 tot 9 maanden duurt. De selectiemethode en –technieken worden in de volgende blog gedetailleerd besproken. De te kiezen selectieaanpak moet aan aantal belangrijke kenmerken bevatten. Allereerst moet je aan het einde van het selectieproces klaar zijn voor implementatie; dat betekent het creëren en behouden van momentum. De pakketselectie moet ook de initiële blauwdruk verder verrijken en verdiepen. De betrokken medewerkers in de organisatie moeten tijdens de selectie worden gemobiliseerd. Motivatie wordt gecreëerd door de voordelen van de toekomstige situatie aan te tonen. De bedrijfsaspecten moeten centraal blijven staan en niet de functies van de software. Bedrijfsterminologie is leidend en moet worden overbrugd naar pakketfunctionaliteit. Maar ook de sterke punten en kansen die de software biedt, zouden je blauwdruk moeten verrijken. Ten slotte moet het selectie proces snel doorlopen worden.
