Selectie is meer dan het vinden van een goed passend product en het maken van goede afspraken met de toekomstige leverancier of (implementatie)partner. Het is bovenal een voorbereiding van de organisatie op wat er komen gaat tijdens de implementatie. Vrijwel iedereen weet uit eigen ervaring dat het invoeren van ERP geen sinecure is.
Daarom verdient de ERP-implementatie tijdens het selectieproces al de volle aandacht. Wie dit negeert, loopt onnodige risico’s tijdens de daadwerkelijke invoering.
Wat is de rol van implementatie tijdens het selectieproces?
In de voorgaande blogs hebben we al aangegeven dat de fase van selectie, met de leveranciersdemo’s, een enorm leer- en bewustwordingsproces is voor de organisatie. Daarom betrekken we in deze fase ook veel mensen, en hanteren we diverse demovoorbereidings- en evaluatietechnieken om maximaal uit deze fase te halen. Na de demonstraties moet de organisatie zijn gemobiliseerd. Men staat te popelen om aan de slag te gaan. De energie om te werken aan de volgende fase van de bedrijfsontwikkeling is voelbaar. De blauwdruk waar we naartoe willen, komt plots binnen handbereik.
Maar dan nu de vraag: waar en hoe moet je implementatie een plaats geven tijdens het selectieproces?
Aan het eind van de demonstratie-/selectiefase liggen ook de offertes van de leveranciers op tafel. Hierin geven zij een eerste indicatie van wat de implementatie gaat inhouden: qua aanpak, duur, inspanning vanuit de organisatie, structuur van de projectorganisatie en kosten. Natuurlijk zitten daar nog de nodige mitsen en maren bij, maar het vormt wel een vertrekpunt.
Een professionele leverancier kan terugvallen op zijn kennissysteem:
Methoden en technieken voor de implementatieaanpak
Ervaringen bij andere klanten met integraties met vergelijkbare systemen (bijvoorbeeld CRM of PLM-koppelingen)
Het professionele oordeel van een ervaren consultant of projectleider die het bedrijf en de beoogde blauwdruk begrijpt
Een methode voor projectmanagement (denk aan Prince2-achtige elementen)
Templates die aansluiten bij de business typologie van de onderneming
Eerste analyses, bijvoorbeeld via datamodelvergelijkingen, die inzicht geven in de datamigratie-opgave
Het implementatieperspectief in de selectiefase
Ieder bedrijf dat een ERP-pakket en -partner wil contracteren, wil zekerheid over wat er qua implementatie op hen afkomt. Daarom werkt Mobina met een pre-implementatiestap of workshopfase. Zoals we in de vorige blog al toelichtten, is dit eigenlijk de eerste fase van de implementatie. Tijdens deze fase spelen twee belangrijke zaken:
-
Vertaling van business blueprint naar systeem blueprint
Hoe worden de gewenste processen, datastructuren (denk aan stuklijsten of recepturen) en informatiebehoeften ondersteund door het nieuwe ERP-systeem? Wij noemen dit eindproduct vaak de mijlpaal waarbij de verantwoordelijke managers of directie ‘ja’ moeten zeggen. De eindpresentatie van deze blauwdruk aan het management duiden we vaak aan met de term Package Walk Through. De aanpak wordt ondersteund met uitgebreide draaiboeken en evaluatietechnieken op basis van templates.
-
Het implementatieprojectplan
Tijdens het opstellen van de blauwdruk richting de Package Walk Through komen zoveel aspecten aan bod, dat het template projectplan stap voor stap kan worden ingevuld.
Beide eindproducten geven betekenis aan de eerder genoemde elementen uit het kennissysteem van de leverancier. Mochten hier zaken ontbreken, dan vult de consultant van het bedrijf deze aan. Door de ERP-implementatie tijdens het selectieproces serieus te benaderen, ontstaat er een helder vertrekpunt waar zowel de organisatie als leverancier op kunnen bouwen.
Selectie en implementatie zijn onlosmakelijk verbonden
De voorbereiding op implementatie begint al tijdens de selectie. Door in deze fase gericht aandacht te besteden aan de aanpak, structuur en inhoud van de implementatie, leg je een stevig fundament voor wat komen gaat. Het resultaat? Een organisatie die niet alleen klaar is om te kiezen, maar ook klaar is om te veranderen.
Een belangrijke ‘bijvangst’ van dit traject is de vertrouwensrelatie die ontstaat tussen vrager en aanbieder, tussen de consultant van de vrager en de mensen die de klus uiteindelijk moeten klaren. Vaak zie je aan het einde van de pre-implementatiefase dat er nog wisselingen in de bezetting worden doorgevoerd. Dit onderstreept hoe waardevol het is om al tijdens de selectie een implementatiegerichte bril op te zetten. De pre-implementatiefase zorgt voor duidelijkheid, vertrouwen en betrokkenheid – cruciale elementen voor een succesvolle ERP-implementatie.
