Zodra een bedrijf heeft besloten dat een vernieuwing van de ERP-applicatie(s) nodig is, en de visie is vertaald in een blauwdruk van de toekomst, kan het selectieproces beginnen. Vaak wordt het proces als noodzakelijk beschouwd, maar nou niet direct als een boeiend traject. En dat is niet per sé terecht. Het selectieproces kan zeer mobiliserend zijn en is de eerste fase van implementatie. Uiteraard moet dan wel de juiste methode gekozen worden en kan er niet worden teruggevallen op traditionele bureaucratische en technocratische benaderingen. De methode die in deze blog wordt geïntroduceerd, is bewezen succesvol en creëert veel waarde voor een organisatie.
De methode omvat vier fasen. Als vertrekpunt zijn nodig een visie en een business blueprint op basis van de strategische koers en doelstellingen van het bedrijf.
Fase 1. Voorselectie van drie kandidaat oplossingen.
Deze kandidaat oplossingen worden functioneel geselecteerd op basis van de vooraf gedefinieerde lijst van wat we ‘kritische aspecten’ noemen. Experts in ons bedrijf hebben op basis van vele selecties gedurende drie decennia lang een lijst met ongeveer 25 kritische aspecten samengesteld en verfijnd. Deze kritische aspecten vormen het verband tussen karakteristieken die de kern vormen van de typology van het bedrijf en de gegevensstructuren van de ERP-systemen – met andere woorden, welke ERP-pakketten passen bij het DNA van een bedrijf. De kritische aspecten hebben een diepgaande focus op de rol van de klant, de klantorder, de productspecificaties van de klant en de productiesystemen. Bovendien moet tijdens de voorselectie gekeken worden naar diverse niet-functionele vereisten, zoals loud, services j/n die moet worden geleverd door de softwareleverancier, budget bereik, bedrijfsgrootte versus complexiteit van het pakket, etc.
Fase 2. Selectie.
We raden expliciet aan om de voorgeselecteerde leveranciers te ‘testen’ met een specifiek demo-case-script: uw bedrijf sterk gecomprimeerd, maar met alle kritische eigenschappen erin. De demo door de leverancier is een zeer scherp mes om de potentie en de pasvorm van het systeem te zien. Een goed demoscript stelt hoge eisen aan de consultant. De gegevensset moet conceptueel correct zijn. Tijdens de demo’s krijgt een vrij grote groep deelnemers veel inspiratie om de blauwdruk van het bedrijf uit de vorige fasen te verrijken. De demo-aanpak is ook een unieke kans voor de leverancier om hun waarde en sterke punten aan te tonen. Aan het einde van deze testfase kan de favoriete oplossing worden gekozen.
Fase 3. Pre-implementatie workshop(s) met het voorkeurspakket.
In deze fase wordt het systeem initieel geconfigureerd volgens de blauwdruk van het bedrijf. Aan het eind van deze fase worden de bijlagen voor het definitieve contract bepaald. Het biedt betere vroegtijdige controle over interfaces/integraties en dataconversie uitdagingen. Aan het begin van deze fase, ondertekenen het bedrijf en de leverancier een intentieverklaring met afspraken over de prijs en hoe de fase wordt vergoed. In deze workshop vormen de logische patronen van de software opnieuw een belangrijke input om de blauwdruk van het bedrijf te optimaliseren. Na de workshop kan de implementatie van start gaan in de vorm van CRP (Conference Room Pilot) activiteiten.
Fase 4. Overeenkomst.
Met de intentieverklaring en de resultaten van de pre-implementatie workshops in handen, kunnen beide partijen aan de definitieve overeenkomst werken. Dit heeft een zorgvuldige behandeling nodig vanwege de aanzienlijke hoeveelheid geld en de inherente risico’s van dit soort implementaties. Het opeisen en borgen van de juiste professionals is een belangrijk aandachtspunt hier.
Het totale proces duurt gemiddeld ongeveer 9 maanden.
