Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de persoonlijke klant- en relatiegegevens die worden verwerkt door ERP Index B.V. of zijn dochterondernemingen (tot op heden Mobina IT B.V.), hierna samen “ERP Index”. Het gaat hier over alle gegevens die ERP Index verzamelt in de contacten met jou of via derden.
Je kunt contact opnemen via privacy@mobina-it.com. Het post- en bezoekadres van
ERP Index B.V. en Mobina IT B.V. is:
Rigtersbleek-Zandvoort 10 1.10
7521 BE Enschede
The Netherlands
Persoonsgegevens die wij verwerken
ERP Index verwerkt persoonsgegevens die je zelf of anderen aan ons verstrekken en verwerkt de volgende gegevens voor het uitvoeren van haar bedrijfsvoering:
- Naam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Sociale-mediaprofielen
- Bankrekeningnummer
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.
Sommige persoonsgegevens zijn nodig om aan de dienstverlening te kunnen voldoen. Mocht u bezwaar hebben tegen het delen van deze persoonsgegevens dan bestaat het risico dat we onze diensten niet (volledig) kunnen uitvoeren.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
ERP Index verwerkt uw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:
- Het versturen van informatie over ons bedrijf en ons product, bijvoorbeeld in de vorm van een nieuwsbrief
- Het gericht doen van verkoop, via persoonsgegevens die al dan niet via derden verkregen zijn
- Het uitvoeren van jouw opdrachten of aanvragen
- Het leveren van onze diensten en producten
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Je de mogelijkheid te bieden een dienst of product af te nemen
- Het afhandelen van een betaling
- Het analyseren van gedrag om onze website en/of ander aanbod te verbeteren
- Voor het voldoen aan het wettelijke verplichtingen, zoals gegevens die nodig zijn voor onze belastingaangifte
Geautomatiseerde besluitvorming
ERP Index neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ERP Index) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
ERP Index bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om aan onze taken en (wettelijke) plichten te voldoen. We hanteren verschillende opslagtermijnen voor de gegevens die we verzamelen. Op verzoek zullen we altijd kijken of het mogelijk is je gegevens eerder te verwijderen. Gegevens die gebruikt worden voor het sturen van mail en onderhouden van contact zullen voor onbepaalde tijd bewaard worden, maar je kunt altijd laten weten als je niet meer wenst benaderd te worden. Daarnaast zullen gegevens die verzameld zijn voor het aangaan van een overeenkomst in ieder geval zolang bewaard worden als wettelijk en/of juridisch nodig is. Gegevens die we gebruiken om onze bedrijfsvoering te verbeteren zullen we zoveel mogelijk anonimiseren maar anders in een redelijk termijn verwijderd worden. Geanonimiseerd kunnen je gegevens altijd voor onbepaalde tijd bewaard worden.
Delen van gegevens met derden
ERP Index verkoopt jouw gegevens niet aan derden, maar zal voor de uitvoering van onze taken sommige gegevens wel (moeten) delen met derden. Dit kan zijn voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om onze bedrijfsvoering te kunnen optimaliseren. Wij hebben met deze partijen indien nodig een verwerkersovereenkomst afgesloten, zodat eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens gewaarborgd blijft. ERP Index blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De gegevens worden alleen gedeeld met landen die adequaat zijn verklaard, bijvoorbeeld doordat ze aangesloten zijn bij het EU-US Privacy Shield. Onze gegevens worden gedeeld met de volgende categorieën partijen:
- Ons CRM-systeem, helpdesk-systeem en andere ondersteunende automatiserings- en informatiesystemen, die helpen delen van onze bedrijfsvoering te optimaliseren en hierbij de benodigde gegevens voor het optimaal uitvoeren van de taken verwerken.
- Webhosting, cloud hosting en andere partijen die ervoor zorgen dat we onze diensten online en offline kunnen aanbieden, zoals een website en de software.
- Kantoorsoftware, waaronder Office 365 van Microsoft, gebruikt om onder andere documenten en e-mails op te slaan.
- Accountancy, adviesbureaus en andere dienstverleners die wij inhuren om onze bedrijfsvoering te ondersteunen of te optimaliseren
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
ERP Index gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Wij hebben Google Analytics zo geconfigureerd dat dit geen inbreuk maakt op je privacy. We hebben hiervoor de volgende zaken ingesteld:
- We hebben een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten
- We delen in geen geval gegevens met Google
- De gegevens worden anoniem verwerkt
- We gebruiken de verzamelde gegevens niet voor advertentiedoeleinden zoals retargeting via social media of het Google Display Network
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ERP Index en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@mobina-it.com.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.
ERP Index wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
