In een vorige blog hebben we stilgestaan bij hoe de gedwongen of vrijwillige migratie naar een cloud ERP een groot aantal vragen genereerd waar het topmanagement antwoord op zal moeten geven. Tevens hebben we toegelicht welke ondersteuning management daarbij kan krijgen, bijv. in de vorm van een (interim) CiO. In blog 3 hebben we het kostenmodel achter een cloud ERP migratie toegelicht. In de blog vandaag richten we ons op de grote managementuitdagingen waar sturing aan moet worden geven bij een migratie naar cloud ERP.
Business case cloud ERP
In de vorige blog hebben we het investerings- en kostenmodel achter een cloud ERP toegelicht. Op minimaal twee beslismomenten zal men zich nadrukkelijk moeten richten op het in kaart brengen van de benodigde financiële middelen: (i) op het moment van besluitvorming een traject van migratie te starten (dit kan zowel een migratie van het bestaande product zijn, maar ook een pakketselectie) en (ii) bij het nemen van de investeringsbeslissing – het contract aangaan. Vanzelfsprekend moet dit kostenplaatje worden afgezet tegen de opbrengsten en moet er aandacht worden besteed aan het minimaliseren van risico’s. Een business case leent zich hiertoe. In de volgende blog gaan we in op de structuur van een ERP-business case.
Een systeem zonder maatwerk: een organisatorische uitdaging
Het huidige ERP-systeem is waarschijnlijk op maat gemaakt. Er is destijds bij de implementatie gestart met een brede standaardsoftware. Vervolgens is hier functionaliteit aan toegevoegd of aangepast; het alom bekende maatwerk. Ofschoon dit maatwerk als molensteen om de nek kan hangen, zeker bij een upgrade, heeft het destijds wel gezorgd voor een makkelijkere acceptatie. Processen en datastructuren hoefden niet zo veel te veranderen, want we pasten de software aan naar onze manier werken. We waren gewend het systeem aan te passen aan de organisatie.
In de vorige blog hebben we uitgelegd dat maatwerk in principe niet meer mogelijk is, en het bedrijf dit ook niet moet willen. Kortom, we moeten leren ons als organisatie te moeten aanpassen aan het systeem. We zullen moeten gaan werken en denken in de structuren van het ERP. Als tussenstap moet de onderneming zich natuurlijk de vraag stellen of de nieuwste standaard versie van het bestaande ERP zich wel leent voor het bedrijfstype. Mocht dit niet het geval zijn, dat doemt het scenario van een nieuwe ERP-pakketselectie aan de horizon. Bij een upgrade naar de standaard van de nieuwste – cloud – versie van het bestaande pakket ontstaat er een serieuze ‘change’ uitdading. In een latere blog gaan we in op de aanpakken en technieken die (top-)management kant toepassen om deze verandering in goede banen te leiden met een krachtige organisatie als gevolg.
Interfaces met andere systemen
Met de komst van cloud ERP krijg je plots als bedrijf te maken met het fenomeen dat alle koppelingen die je hebt met je huidige ERP waarschijnlijk niet meer gaan werken. Dit kunnen verbindingen zijn vanuit machines, product data management, CRM, scanapparatuur, met klanten en leveranciers en ga zo maar door. De reden ligt in de natuur van cloud ERP en de technologie waarop het gebouwd is. In de cloud gaat de leverancier frequent nieuwe versies uitbrengen. Bij PaaS kun je nog een rondje overslaan, al is dat ook maar van korte duur, maar uiteindelijk in het SaaS-model moet je mee. En dus ook al je interfaces met het ERP. Interfaces speciaal gemaakt voor jouw organisatie kunnen niet mee in deze automatische updates, en dus moeten ze anders worden geïmplementeerd.
Met de keuze om naar cloud ERP te gaan, word je ook gedwongen een keuze te maken in tooling en technieken m.b.t. interfaces. Ga je gebruik maken van de standaard mogelijkheden van data-uitwisseling van het ERP, vaak gedaan via API’s, of voldoet dit niet voor jouw data-uitwisselingen? Wil je heel dicht op het ERP-systeem en haar leverancier gaan zitten of leg je de verantwoordelijkheid bij het andere eind van de interface (bijv. de leverancier van de apparatuur)? Voor elke verbinding moet je zorgvuldig vaststellen hoe je informatie gaat uitwisselen en wie deze verbinding gaat onderhouden. En net zoals voor maatwerk geldt hier ook, blijf dicht bij de standaard. Anders lopen de onderhoudskosten volledig uit de hand bij alle gedwongen updates. Het toverwoord ‘schaalbaarheid’ (wat de kracht moet zijn van cloud ERP) kun je dan vergeten.
Om grip te houden op dit onderwerp is het opstellen van een architectuur cruciaal. In blog 7 gaan we in op welke mogelijkheden je hebt op het gebied van tooling en technieken en hoe je eenvoudig een architectuur op kunt stellen. Aan het management de taai te borgen dat deze architectuur stap zorgvuldig op het juiste moment wordt uitgevoerd
De top 3 managementuitdagingen bij cloud ERP
Samenvattend moet je dus sturing geven en zorgen aan de bal te blijven bij deze drie managementuitdagingen bij cloud ERP:
- Het opstellen van een solide business case gezien het nieuwe kostenmodel dat cloud ERP met zich meebrengt
- Flexibiliteit van en weerstand in de organisatie rond proces en data omdat nu standaardsoftware gebruikt gaat worden
- Keuzes omtrent de tooling en technieken voor de uitwisselingen tussen ERP en alle andere applicaties en systemen in jouw bedrijf
In blog 5 gaan we in op de business case van een cloud ERP. In blog 6, die wordt gepubliceerd op 4 juli, zullen we de opzet van een grondig projectplan bespreken met een nadruk op de organisatorische veranderingen. In blog 7, die wordt gepubliceerd op 20 juli, gaan we in op de totale architectuur rondom cloud ERP als de centrale business applicatie.
