Geschreven door Valerija Olsevska
Terwijl grote bedrijven het zich kunnen veroorloven om een center of excellence of te zetten voor veranderingsmanagement, is er bij het MKB vaak een spanning om genoeg aandacht te schenken aan alle factoren in een project; laat staan als er meerdere projecten tegelijkertijd gaande zijn. De conventionele aanpak bevat het inhuren van externe consultancy. Ook al is daar niks mis mee, het kan mogelijk extreem duur en frustrerend worden met de huidige exponentiële snelheid van veranderingen. We verwachten bijvoorbeeld dat de hoeveelheid applicaties op de werkvloer alleen maar gaat toenemen en het is onhoudbaar om elke keer externe hulp in te schakelen als een oude manier van werken gebruikt wordt.
Een modern bedrijf staat voor de uitdaging om een intern vermogen voor verandering te ontwikkelen in plaats van het beheren van een eenmalig veranderingsproces. Een organisatie moet zowel bekwaam als comfortabel genoeg zijn om zich aan te passen aan de veranderingen die komen met het digitale tijdperk. Een mobilisatieplatform kan een oplossing zijn om een impuls te geven aan het vermogen om te veranderen.
Veranderingsvermogen
Veranderingsvermogen betekent allereerst dat een organisatie snel een holistisch perspectief kan ontwikkelen vanuit functionele silo’s. Ten tweede moet een organisatie snel zijn mensen kunnen mobiliseren en enthousiasmeren om een verandering te laten plaatsvinden. Het hebben van dit perspectief houdt in dat het management de inhoud van de verandering kan definiëren en vooroordelen kan beperken. In andere woorden, het management kan inschatten wat de impact van de verandering is voor de hele organisatie en kan de vraag beantwoorden wat een verandering in een gebied betekent voor een persoon op de werkvloer. Het overzien van deze relaties is niet eenvoudig, maar er bestaan vele goede tools en methodes om een overzicht te maken van de bedrijfsprocessen en -stromen, zoals business process modeling, business canvas, etc.
Daarentegen, om de context van een verandering te beheren – organisatorische structuur, cultuur en mensen – is een opzichzelfstaand project (als je het hebt over benodigde middelen en complexiteit). Er is al veel over dit onderwerp geschreven, maar het probleem met de meeste traditionele managementtheorieën is dat ze flexibiliteit (‘agility’) missen. Agile is een modewoord geworden, maar het omvat de competentie die een modern bedrijf in zijn DNA zou moeten hebben om flexibel en zelf-organiserend te zijn. Voor verandermanagement betekent dit dat een verandering geïnitieerd wordt in real time in plaats van na een zorgvuldige uiteenzetting van een veranderingsprogramma, gevolgd door het binnenhalen van middelen en lange workshops die wellicht nog steeds niet de hele organisatie betrekken. Om het gedragsmatige component aan te pakken en flexibiliteit in een proces of organisatie aan te brengen, kan een organisatie een gereedschapskist ontwikkelen om de medewerkers snel te informeren, inspireren en betrekken. In onze visie zou deze gereedschapskist een mobilisatieplatform moeten zijn om verandering te initiëren.
Mobilisatieplatform
We gebruiken platforms in ons dagelijkse leven, zoals sociale media, booking.com, Amazon of Microsoft Teams. Het concept platform is herkenbaar voor ons. In het bedrijfsleven, biedt een platform een structuur of raamwerk om een bepaald vermogen te bouwen. Afgelopen jaren hebben open innovatieplatforms (bijvoorbeeld het co-creatie platform LEGO “IDEAS” of het crowdsourcing platform “InnoCentive”) de kracht van samenwerking laten zien. Bedrijven denken echter nauwelijks na over interne (digitale) platforms als een tool om personeel te mobiliseren of betrekken, ondanks dat het een eenvoudig, relatief goedkope en krachtige manier kan zijn om verandering te faciliteren. De kracht van een platform is haar flexibiliteit om de structuur en processen van het initiatief zelf (de inhoud) te integreren met de menselijke factor. Medewerkers worden uitgenodigd om deel te nemen in een bedrijfsbrede discussie, hun zorgen te uiten, en problemen en mogelijkheden te identificeren. Dit kan cruciaal zijn een vroeg stadium van een project om de breedte en diepte van een veranderingsproject in te schatten. Het management kan inzicht krijgen op welke functies het impact heeft, waar potentiële weerstand zit, initiatieven valideren en één geïntegreerd beeld van de verandering creëren. Daarnaast krijgen werknemers een stem in het project. Of ze nou bedenkingen, angsten of zelfs nieuwe oplossen hebben, ze worden meegenomen in de discussie.
Door het zorgvuldig managen van een platform en discussies, kan een organisatie enthousiasme en een momentum voor verandering creëren en, nog belangrijker, de ontwikkeling organisatorische flexibiliteit faciliteren.
