Volgt ERP de wereldwijde IT-beweging om alles naar de cloud te brengen?

Geschreven door Marc Droste

De laatste jaren wordt er in toenemende mate IT naar de cloud gebracht. De ontwikkelingen daarin volgen elkaar in een snel tempo op. Google is daar behoorlijk ver mee. We kennen allemaal YouTube als platform om video’s te streamen/ bekijken; Chrome OS leunt sowieso als besturingssysteem heel zwaar op de cloud, online gaming platform (Google Stadia), enz.  Microsoft bracht Office 365 uit. Android en iOS-apps draaien met hun backend steeds vaker in de cloud. Onder andere Cisco en Microsoft hebben voice- en netwerkoplossingen die worden geleverd vanuit de cloud (zoals Cisco HCS, Microsoft Skype, Cisco Meraki) en zo zijn er heel veel voorbeelden te geven.

En ERP?

ERP-systemen draaien traditioneel on-premise, o.a. omdat de systemen al heel lang draaien en er vaak veel rekenkracht nodig is om complexe MPS- en MRP-berekeningen uit te voeren. De laatste jaren is er een aantal nieuwe ERP-leveranciers bijgekomen die cloud-based zijn. De bekendste zijn bijvoorbeeld Rootstock, Acumatica, NetSuite en Plex Systems. Ook de traditionele tier 1 ERP-leveranciers (SAP, Infor, Oracle en Microsoft Dynamics) bieden hun ERP-oplossingen (ook) in de Cloud aan. Infor geeft aan inmiddels meer dan 70% van haar omzet aan ERP-licenties te halen uit cloud-gebaseerde oplossingen.

Waarom zijn cloud-based ERP-oplossingen interessant?

1) Initiële kosten zijn lager; Bijna altijd wordt er een maandelijkse/jaarlijkse fee berekend voor het gebruik van de SaaS-oplossing, terwijl on-premise ERP nog steeds vaak eenmalig wordt aangeschaft en er vervolgens een jaarlijkse onderhoudsfee moet worden betaald (tussen 15-23% van de initiële aanschafkosten). Daarnaast behoeft de organisatie die een cloud ERP-oplossing aanschaft geen investeringen te doen in hardware en het bouwen daarvan, de cloud ERP-oplossing is benaderbaar via internet.

2) Operationele kosten zijn lager; De cloud serviceproviders (CSP) zijn verantwoordelijk voor het beheer van de hardware en de software. Er is geen noodzaak om veel te investeren in IT-personeel voor het beheer, dit zijn dikwijls hele schaarse kennis resources, die dus duurder zijn dan normaal IT-personeel.

3)  Kostentransparantie; Pay-per-use of subscriptie modellen. Bedrijven betalen alleen voor wat ze gebruiken. Ze betalen niet voor wat ze niet gebruiken of nodig hebben.

4) Schaalbaarheid; Cloud services voor zowel hardware (HW) als software zijn flexibel qua schaalbaarheid. Bedrijven kunnen op- of afschalen afhankelijk van de behoefte. HW is bijna altijd virtueel.

5) Snelle implementatie;

6) Snelle updates (b.v. security patches) en upgrades; Updates en upgrades van cloud oplossingen worden door de CSP’s uitgevoerd. Dit zal normaliter veel sneller gebeuren dan in een traditionele on premise ERP-applicatie.

7) Gemakkelijkere integratie met cloud services; Er is een groot aantal cloud-applicaties om in de behoeftes van bedrijven te voorzien. Gezien het kenmerk van ERP-systemen, dat verschillende externe en interne partijen met elkaar verbindt, is de integratie van (micro) services makkelijker in de cloud.

8) Verbeterde beschikbaarheid en disaster recovery; CSP’s leveren goed vooraf gedefinieerde policies en plannen voor back-ups, restores recovery en alle andere functies die nodig zijn voor beschikbaarheid en disaster recovery.

9) Onbetaald uitproberen; Het is makkelijker om gedurende een bepaalde tijd ERP-systemen uit te testen alvorens ze aan te schaffen. Hoewel on-premise dit ook mogelijk is, zal een proof of concept veel duurder zijn omdat er toch vaak dedicated HW aangeschaft dient te worden en vervolgens OS/DB en ERP applicatie op geïnstalleerd dient te worden.

Wat zijn nadelen van cloud-based ERP-oplossingen?

Een aantal nadelen (niet uitputtend) kunnen zijn:

1) Security risico’s; Cloud ERP-systemen zijn over openbaar internet benaderbaar, hetgeen het risico vergroot dat onbevoegden er ook bij kunnen komen. Data wordt in principe (bedrijfseigendom) buiten het bedrijf bewaard.

2) Performance risico’s; De klant en haar CSP zijn verbonden via internet. Netwerkverstoringen en connectiviteitsissues kunnen gemakkelijk voorkomen.

3) Strategische risico’s; Bedrijven worden zeer afhankelijk van hun CSP en moeten voldoen aan de CSP policies.

4) Verlies van IT-kennis; Om naar een cloud ERP te gaan, zullen veel IT-activiteiten van de klant naar haar CSP worden overgeheveld. Daarmee gaat vrijwel alle eigen IT-kennis verloren.

Conclusie

Er komen steeds meer vormen van cloud oplossingen die de nadelen zoveel mogelijk proberen te beperken. Naast de public cloud is er tegenwoordig ook private cloud waarbij er extern bij bijvoorbeeld Amazon datacenters een omgeving wordt gecreëerd die niet wordt gedeeld met andere bedrijven, of eigen HW in een externe omgeving.  Een andere oplossing is om de database in het netwerk van de klant te draaien, terwijl de ERP-applicatie wel in een cloud omgeving draait. Data verlaat op die manier niet het bedrijf. Of cloud ERP straks alle on-premise ERP zal vervangen is onzeker, maar cloud ERP is wel here to stay.

Ook een toekomstbestendig en competitief bedrijf?