Na het leggen van de basis in onze vorige blog – over het waarom van ERP en het belang van het kiezen van een passend pakket – gaan we nu een stap verder. Want zodra je weet dat je ERP nodig hebt, volgt de vraag: welk systeem past het beste bij jouw organisatie? En hier gaat het vaak mis. Dit komt doordat veel bedrijven direct duiken in een lijst met wensen en eisen. Begrijpelijk, maar riskant als je de belangrijkste vraag overslaat: welk type ERP past überhaupt bij jouw bedrijfsstructuur?
De kernstructuur: eerst de maat, dan pas de knopen
Centraal bij het vraagstuk ‘kies het juiste ERP-pakket’ staat de kernstructuur van het pakket. Deze uitspraak verbaast velen: het zijn toch de requirements (eisen & wensen) die centraal moeten staan? Ja en nee! Uiteraard moet je duidelijk je eisen stellen. Maar eisen & wensen worden pas relevant als het confectiepak dat je gaat kopen qua maat en snit bij jou past. En om deze snit gaat het allereerst. Denk hierbij aan:
-
Productie- en leverstrategie: Werk je op voorraad (Make-to-Stock), op klantorder (Make-to-Order), of ergens ertussenin (Assemble-to-Order)?
-
Mate van klantinvloed: Wordt elk product uniek ontworpen (Engineer-to-Order), geconfigureerd uit bouwstenen (Configure-to-Order) of kies je uit een catalogus?
-
Type industrie: Werk je met stuklijsten (discreet) of recepten (procesindustrie)?
-
Productstructuur: Heb je een convergent proces (bijv. machinebouw) of divergent (bijv. verwerking van oogst tot meerdere producten)?
-
Organisatorische complexiteit: Denk aan meerdere bedrijven (Multi-Enterprise), locaties (Multi-Site), of magazijnen (Multi-Warehouse).
Als jouw organisatie op deze punten niet goed aansluit op de kernstructuur van het ERP-pakket, dan is het raadzaam om het selectieproces te heroverwegen.
Eredivisie of Hoofdklasse?
Heb je de juiste snit te pakken? Dan is de volgende stap het bepalen van het juiste niveau van complexiteit. ERP-systemen bestaan grofweg in twee klassen:
Eredivisie ERP-systemen
Denk hierbij aan pakketten zoals SAP, Oracle en Microsoft Dynamics. Deze systemen zijn robuust en geschikt voor grote organisaties met complexe processen. Ze bieden uitgebreide functionaliteiten en zijn schaalbaar, maar brengen ook hogere kosten en langere implementatietrajecten met zich mee.
Hoofdklasse ERP-systemen
Systemen zoals Exact, Odoo en Business Central vallen in deze categorie. Ze zijn eenvoudiger te implementeren, minder duur en ideaal voor kleinere bedrijven of organisaties met minder complexe processen. Ze bieden de basisfunctionaliteiten die nodig zijn voor efficiënt beheer, maar missen de diepgaande mogelijkheden van de Eredivisie-pakketten.
Kies dus niet per se het ‘beste’ pakket, maar het beste passende. Een amateurteam dat in de Eredivisie speelt, krijgt het zwaar. Maar een Eredivisieclub in de Hoofdklasse verliest ook zijn kracht.
Technologie: de derde dimensie van ERP-keuze
Je hebt de functionele match én het juiste klassement bepaald. Tijd voor stap drie: technologie. ERP is een knooppunt in jouw IT-landschap. En dus moet het systeem zich kunnen voegen naar jouw technologische ambities:
-
Cloud vs. on-premise: Wil je volledige controle (on-premise), flexibiliteit (cloud) of een tussenweg (private cloud)?
-
Integratiemogelijkheden: Hoe sluit het ERP aan op je bestaande tools, zoals CRM, WMS, HRM of je klantportaal?
-
Security & Data residency: Waar staat je data opgeslagen? En hoe belangrijk is dat voor jouw sector?
-
Schaalbaarheid: Kan het systeem meegroeien als jouw organisatie uitbreidt of internationaliseert?
Door technologie al vroeg mee te nemen in je keuzeproces, voorkom je dat je straks met een prachtig ERP-systeem zit dat niet gekoppeld kan worden aan je webshop, of waarvan de data wordt opgeslagen in een juridisch risicovolle regio.
ERP-kiezen is maatwerk
Het kiezen van het juiste ERP-systeem is geen kwestie van het mooiste pakket uitkiezen. Het is een zoektocht naar een systeem dat aansluit op jouw operationele DNA, de ambities van je organisatie én de technologie waarin je werkt. Een goed gekozen ERP-systeem helpt je niet alleen om processen te stroomlijnen, maar biedt ook een stevig fundament voor groei, innovatie en grip op je bedrijfsvoering.
